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うっかりミスを防ぐ方法

2012.02.09(10:22) 68

 
          日常のうっかりミスを防ぐ方法(3)最終回  

 いよいよこのテーマの最終回です。今回は次の4つのうっかりミスについて考えてみます。
1.暖房や電気の切り忘れ
2.人との約束時間を間違える
3.玄関のカギを掛けたか判らなくなる
4.あることをしようと部屋を移動したが何をするつもりだったか忘れてしまう

 この4番目の問題はこのシリーズの(2)回目までを読んでくれた私の大学の同期の人たちの何人かが提起してくれたものです。

 図1はこのシリーズの第1回に説明したメタコンセプト2.「ミスがあっても不都合が生じなければよい」(黄色)と3.「ミスを予防したい」(緑色)から発想した解決策を示す発想展開図です。まず最初に暖房や電気の切り忘れについて考えてます。この問題はミスを予防したいというメタコンセプトの視点で発想してみたいと考えます。このようなミスは、具体的には部屋を移動するときすぐ戻るからと考えてつけっぱなしにすることが多いわけです。翌朝その部屋を覗いたら暖房も電気もつけっぱなしになっていたことを発見してがっくりします。暖房をかけてある部屋から出て、そのまま外出してしまったということもあります。


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図1 発想展開図
(ブログ上ではスペースの関係で今までこのように分割して掲載してきましたが
本来は同一シートの上に今までの図がすべて載っております。こうすると
他の図に刺激されてまた新らたな発想が連想されます)

 
 いずれのミスも「後でするから」という考えが支配しているようです。この考え方はこのようなミスの問題に限らず、ビジネスなどでも後々大きな問題に発展してしまう原因となります。ビジネスである問題を発見したときにすぐにその問題に対処しないで、様子を見てからとか、後で時間ができてからなどと考えて放置してしまうと後で取り返しのつかない事故・事件に発展してしまったとうことは、日常のニュースでもよく見られます。

 このような考え方で行動すると後々取り返しのつかない事態になることは物理学的に自明のことなのです。これを「エントロピーの原理」といいます。自然界の現象は時間が経つほど秩序ある状態から混沌(カオス)の状態に移って行き、後戻りできないという原理です。例えば、コーヒーにクリームを混ぜた状態を想像してください。最初は濃い茶色のコーヒーの中に真っ白いきれいなクリームの渦ができますが、時間が経つにつれて混ざっていき、ある時点からはクリームとコーヒーを分離することは不可能になります。ある事象が発生したときにその場で直ちに対処しないと後で回復困難な状態に陥ります。

 上記の問題も部屋を出るときに、直ぐその場で処理する行動を起こさないと、暖房・電気をつけっぱなし(本来の目的でないカオスの状態)にしてしまうのです。例え面倒でも、状況が変わるときは必ず切ってその部屋を出る習慣をつけることが大切です。暖房・電気の話だけでなく、例えば食事が終わったとき、食器はすぐ洗えば簡単にきれいにできますが、面倒だからと言って後で洗おうとすると、汚れがこびりついてなかなかきれいにできないなどということが起こります。やるべきことは決して後回しにしないということが大切です。蛇足ですが、我々の健康問題も何か異常が感じられたら後回しにせず直ぐ医者と相談したいものです。

 暖房(冷房も同じ)の切り忘れ問題で補足しますと、ダイヤルタイマー(時間が来るとオン・オフする)を使う手もあります。蛇足ですが、タイマーもいろいろあり、オンするピンとオフするピンを必要な時間の位置に差し込む方式と、11時間位のメモリが付いていて円盤状のダイヤルをその時間まで回して合わせるとダイヤルがゼロに戻ったときオフしたリオンしたりするものがあります。前者はとても使い難いので後者をお勧めします。

 次は人との約束の時間を間違える問題です。このミスは影響甚大です。このミスを防ぐには、毎朝その日のスケジュールを確認することが必要ですね。この確認はどなたもされていると思います。私の場合は毎朝携帯電話のスケジュールカレンダーで確認しています。しかし、たまたまスケジュールを見忘れたり、朝見た約束の日時を忘れてしまうのを防ぐために重要な約束はすべてその場で反芻し、呪文のように唱えて記憶させることでダブルチェックできます。繰り返すことにより脳に強く焼き付けられます。

 3番目の問題はつい習慣的に無意識に行動してしまい、実際には実行していることが多いのですが、後で実行したかどうか判らなくなって不安になってしまう問題です。この不安をなくす予防策は、その行動をとるとき、声を出して確認しながら実行することです。交通機関の職員がよく指さし確認をしますがそれと同じ原理です。この声出し確認は意外と効果があります。

 ミスがあっても不都合が生じない対策もいろいろ考えられます。例えば、上述のダイヤルタイマーもその一つです。ガスであれば一定の時間が経過すると自動的に消火する装置が組み込まれたガスレンジとか、扉ではオートロックのシステムとか、インターネットを介して外出先から家のガス・電気・窓扉のロックなどを確認し、コントロールできるシステムが考えられます。ガスでは監視装置をつけておくと、外出先からガス会社に電話してチェックしてもらうサービスもあります。できるだけこのようなシステムを利用するのが良いですね。

 最後の4番目の問題は日常で本当によく起こる、しかも悔しい問題です。例えば、新聞を取りに2階から1階に降りてきたとたんに何をしに来たか忘れてしまうというような問題です。こういう場合一般にどうするかというと、対症療法的解決法ですが、仕方がないからまた元の位置に戻って何をしようとしていたか思い出すという方法です。これで思い出せれば幸いですが、それでも忘れるという現象そのものに嫌悪感を感じます。できたら忘れない方法が最良です。そこで3の解決策の応用ですが、行動を起こすときに何をしようとするのか行動を起こす前に声に出して確認する動作をすることです。何度か試してみましたが結構いけそうです。皆さんもお試しください。

 それでもいくつかの目的をもって外出するときは、声出し確認してもどれかが抜けてしまうことがあるので、その場合は前に書きましたが肌身離さず持っているメモ帳にメモすることが必要です。

 以上で日常のうっかりミスを防ぐ話題は終了します。それでは今までの方法を重要度順(効果の高い順)にかつ統合して「うっかりミスを防ぐ十か条」にまとめてみました。

 1.いい加減に憶測しない(必ず確認する)
 2.よく読む、よく聞く、よく見る
 3.ゆっくり行動する
 4.メモを常に持ち歩き何でもメモする
 5.その場ですぐ処理する、後回しにしない
 6.行動の内容を声を出して確認する
 7.しまう時は探すときのシミュレーションをする
 8.重要なスケジュールはその場で反芻して記憶する
 9.買うときは代用できるものがないかを考える、できるだけ買わない
10.思い出させてくれる文明の利器を利用する、タイマー、携帯のアラーム

 これだけの方法はとても覚えられないという新たな問題が出てきそうな気がしますが(笑)これも肌身話さず持ち歩くメモ帳にメモしておき、時々それを開いて見るということで解決するでしょう。繰り返しているうちに覚えるでしょう。そのような努力をしているうちに少しは日常のイライラから解放されそうな気がします。ここまでお読みくださりありがとうございました。



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国際会議でフィンランドを訪れた際の田舎の風景です
精神的な生活の豊かさを感じました






Recsat Hiromu



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うっかりミスを防ぐ方法

2012.02.07(20:05) 67

             日常のうっかりミスを防ぐ方法(2)

 今回は次の4つの問題を考えてみます。
1.探し物をどこにしまったか忘れてしまう
2.するべきことを忘れてしまう。例えば、折角書いた買い物リストのメモを忘れてきてしまう
3.同じものをまた買ってしまう
4.するべきことを忘れてしまう。上記と同じだが対処法が異なる問題、例えば薬を飲むのを忘れてしまう

 図1はこれらのミスに対する発想展開図を示します。色分けは橙色がメタコンセプト「簡単に物忘れやミスに気付けばよい」、緑色がメタコンセプト「ミスを予防したい」からそれぞれ発想した解決策を示しています。

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図1 発想展開図


 「どこにしまったか忘れてしまう」ことは日常よく起こります。探すのに大変な時間を浪費して困り果てたすえに、最初に探した場所をもう一度探したら見つかったということがあります。前回同じ問題をアンカリング効果の視点でお話ししましたが、今回は「ミスの予防をしたい」というメタコンセプトから発想した解決策をお話しします。

 この予防のためには、しまう時の行動に注目しなければなりません。しまう時に、今度これを探すときはどこを探すだろうかとイメージの中でシミュレーションしてみることがミス予防につながります。実際に「イメージの中で探すシミュレーション」をしてみて、最初に探す場所にそれをしまうのです。このシミュレーションをイメージの中で意識的に行うことはいろいろな場合に有効です。例えば、ある料理を作ろうとする時、イメージの中でその料理のシミュレーションをして買うべき材料をリストアップします。しかも前回述べたように絶対に憶測しないこと、つまりそれらの材料が冷蔵庫の中に本当にないのかを確認する作業をした上でリストを作ります。このように確認すればその買い物リストは完全です。あとはこのメモを買い物に出るときに忘れないことです。このことについては次に述べます。

 「するべきことを忘れてしまう」という問題は深刻です。上記のように折角完全なメモを作っておきながら、そのメモを忘れて買いもに出てしまってはどうしようもありません。このようなミスを予防するにはどうしたらよいでしょうか。私はそのために8cm×10cm位の大きさのメモ帳と筆記用具を肌身離さず持ち歩き、「何でもメモ」します。伸縮できるコイル状の紐でズボンに止めて、ポケットに入れるばあいもあります。筆記用具も必要ですから、これも文房具店でよいものを見つけたので一緒に持ち歩いています。これは工事現場などで使うことを想定した短いボールペンで、芯を出すときノックしますが、この操作が同時にインクチューブ内の空気を圧縮してどのような角度でもインクが強制的に押し出されて書けるAirPressという商品名のボールペンです。メーカは包装紙を捨ててしまったので不明です。

 上にも書きましたが、私は買い物リスト以外にも、何でもかんでもこれにメモしています。書くということは記憶力を高められる効果があります。例えば、新しい会合でテーブルに座った初対面の人たちを、自己紹介の時などに席順に従って名前をメモすることにも使いました。また食材でも、歯磨きでも、薬でも、もうなくなりそうだという品物に気が付いたときにその場(洗面所や台所)でメモします。これを後でメモしようとすると確実に忘れてしまいます。この「後でする」という行為がまた悪い行為でして、次回解説します。

 上記の問題3,4については、「簡単に物忘れに気づけばよい」というメタコンセプトから解決策が発想できます。具体的に説明しますと、3番目の「同じものを買ってしまう」というミスに対しては、「家の中で代用できるものはないか」とか、買い物している最中であれば「今まで買ってきたものの中に代用できるものはないか」と考えてチェックします。つまり余分な物は買わないというルール持つことによりミスを簡単に気付かせてくれます。

 4番目の、例えば「薬を飲むのを忘れてしまった」というミスを予防することは大変難しい問題です。人間は忘れる動物だからです。この点に関しては文明の利器のお世話にならなければなりません。利用するのは携帯電話です。携帯電話のアラーム機能を使って「毎日薬を飲む時時間にアラームを毎回鳴らす」ように設定しておくのです。これは効果あると思います。もっとも私はまだ試しておりません。

 人間の物忘れは短所でもあり長所でもあります。一度覚えたことを絶対忘れられないとしたら、精神的におかしくなってしまうでしょう。したがって、忘れることが重大なミスにつながるときは仕方がないから文明の利器を使いましょう。

 前回と今回の日常のうっかりミスを防ぐ方法をまとめると次のようになります。

 前回
1.いい加減に憶測しない(必ず確認する)
2.よく読む、よく聞く、よく見る
3.ゆっくり行動する

 今回
4.しまう時は探すときのシミュレーションをする
5.メモを常に持ち歩き何でもメモする
6.何かを買うときは、代用できるものがないかを考える
7.絶対忘れては困ることは思い出させてくれる文明の利器を利用する

 次回は最終回です。


アイルランド

国際会議に出席するためにアイルランドに出張した際に撮影しました
とても幻想的な童話の世界を想像させます



Recsat Hiromu



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うっかりミスを防ぐ方法

2012.02.02(20:59) 66

             日常のうっかりミスを防ぐ方法(1)


 今回は今までとは全く違う話を書きます。私も70歳を超える高齢者の仲間ですが、ゴルフでは中年並みにドライバーも飛びますから、自分では高齢者とは思っていません。しかし日常の行動でやはり私は高齢者なのだと思い知らされることがしばしばあります。 それは日常のうっかりミスです。

 恥を晒すようですが、私のうっかりミスの例を幾つかあげてみましょう。
・出かけた時玄関のカギを掛けたかどうか判らなくなる
・この時間ならもう開いていると思った店がまだ閉まっていた
・今日は開いていると思って行った店が定休日だった
・メールの文章を最後までよく読まないで不十分な返信を送ってしまう
・買い物リストを書いたメモ用紙を忘れてきてしまう
・探し物が見つからず、また最初に探した場所に戻って探したらたらそこにあった
・人との約束の時間を間違えてしまう
・同じものをまた買ってしまう
・薬を飲むのを忘れる

 こうしてリストしてみるとかなり重症ですね。もちろんこれらのミスは1日に数回ミスする日もあれば、何日かに1回ミスをするという風に一定はしていませんが、皆さんはいかがですか?

 そこで自省の念も含めて、このようなうっかりミスをできるだけ減らすにはどうしたらよいか、メタコンセプト発想法、visio を用いた発想展開図で解決策を探ってみました。その結果をここにご報告します。少しでも皆さんのお役に立てれば幸いです。なお現在私はここに述べた基本ルールを日々実行しておりそれなりの効果を上げていることをご報告します。

 ではこのようなうっかりミスをどうやって防ぐか考えてみたいと思います。そのためには対症療法的な発想に陥らないようにメタコンセプトの発想で考えてみます。メタコンセプトとは上位の概念という意味で、ある問題が生じた時直ぐその対策から考えるのではなく、もっと上位の概念から発想するとより包括的な根本的な解決に到達できる発想法です。

 まず問題は「日常しばしばうっかりミスをする」といことです。この問題のメタコンセプトにたどり着くには、それが解決しないと何が困るか(図1の菱型の枠内)という視点から入ります。そうすると3つのメタコンセプトが見つかりました。
1.簡単に物忘れやミスに気づけばよい
2.ミスがあっても不都合が生じなければよい
3.ミスを予防したい
 これらのメタコンセプトから発想すると、対処療法的発想よりも根本的・総合的・合理的な解決策が見つかります。
 
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図1メタコンセプト 


  第2図は憶測、記憶違い、不注意、アンカリング効果、などによるミス、および探し物をする時の問題に対する解決策を見出すための発想展開図です。「憶測」とは「物事の事情などをいい加減に推測する」ことですから、当然記憶違いや不注意も含まれます。つまり日常でいいかげんに憶測するからミスにつながるのです。根拠もなく憶測してはいけないのです。面倒でも行動を起こす前に電話でも、インターネットでも、また以前にもらった店のカードでもよいから確認する必要があります。

 一方ミスしても不都合が生じないように考えておくことも一つの考え方です。たとえば、蕎麦屋に行って定休日だったらラーメン屋に行くことを予め考えておくことも一つの手です。

 アンカリング効果とは最初の印象に残った字句やものがその後の判断に影響を及ぼすことです。たとえばメールの最初の方の言葉で判断してしまい、全部読まないで返事を書いてしまうと思わぬ失敗をします。返事に書いた内容に関することがメールの最後に書いてあったりします。また探し物をする時、その対象物の色や形が以前の何かの色や形に囚われていて、まったく違う色や形をイメージしていると、そのものはなかなか見つかりません。これらの対策は意識して「よく読む、よく聞く、よく見る」です。文章は面倒がらずに「よく読み」、人の話は注意して「よく聞き」、探し物をするときはアンカリング効果に陥らないように「よく見る」ことが必要です。
 
 もう一つあわてないで「ゆっくり行動する」ことも必要です。そうするとミスしにくいです。これは私の経験則です。歳取るほど人目を気にして早く行動したくなりますが、あわてると必ずミスにつながります。例えば探し物をするときゆっくりと落ち着いて探しましょう。そうすると最初に捜した場所に見つけることが多いです。

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第2図メタコンセプト1、2に関する発想展開図 


 今回の話をまとめると、
1.いい加減に憶測しない(必ず確認する)
2.よく読む、よく聞く、よく見る
3.ゆっくり行動する

 こうしてみると、今回のまとめは当たり前のことのように思えますが、実はうっかりミスの原因は、いかにこのような当たり前のことを普段行っていなかったかということです。 
 
 残りは次回以降に解説します。

前橋ばら園の秋のばら

前橋ばら園の秋のばら
ばらは秋にもきれいに咲きます



Recsat Hiromu



ノウハウ
  1. うっかりミスを防ぐ方法(02/09)
  2. うっかりミスを防ぐ方法(02/07)
  3. うっかりミスを防ぐ方法(02/02)